5 piliers stratégiques pour préparer son voyage vers SAP S/4HANA

Le passage vers SAP S/4HANA est un choix décisif qui doit être pris intelligemment et de façon conjointe entre le département des Systèmes d’Information et les autres départements de l’entreprise qui seront les futurs utilisateurs ou clients de la solution.

Une étude préalable constitue une étape importante afin de pouvoir préciser quel cap sera le plus judicieux pour migrer vers S/4HANA. La recherche de valeur,
à la fois dans les bénéfices métiers apportés et dans l’exploitation IT, doit aussi motiver ce type de projet.
Une étude de transformation vers S/4HANA va vous permettre d’évaluer le degré de changement – autant fonctionnel que technique – que va induire ce passage et donc de contrôler vous-même le niveau que vous vous accordez à mettre en œuvre.

Étant donné qu’une grande partie des apports de S/4HANA est orientée vers l’expérience utilisateur et la nouvelle modélisation de processus, il est essentiel d’inclure dès la phase d’étude les équipes métiers ou leurs représentants afin d’obtenir l’adhésion la plus forte des équipes fonctionnelles.

L’embarquement anticipé des métiers dans le processus de transformation S/4HANA permet de suivre une démarche conduisant à :

• Établir un bilan de fonctionnement de votre solution actuelle : ce qui fonctionne bien, ce qui fonctionne moins bien, ce qui ne fonctionne pas.
• Envisager une potentielle rénovation de certains processus métiers (activités, organisations).
• Déterminer les changements S/4HANA intéressants à mettre en œuvre en s’appuyant sur des démonstrations de flux.
• Évaluer le degré de conduite du changement nécessaire pour former et accompagner les équipes utilisatrices.
• Se projeter dans une organisation ou un mode de fonctionnement adapté.

Un pilotage par la valeur va mobiliser les acteurs métiers au plus tôt dans la démarche. C’est aussi un moyen efficace de familiariser les populations utilisatrices aux nouveautés de leur futur ERP et de les conduire vers une implication plus proactive dans le changement. Il faut pouvoir réconcilier l’IT et les métiers par une mise en place qui ne soit pas uniquement technique et où tous les protagonistes se sentent pleinement concernés.
L’expérience nous a montré que la présence des équipes métiers aux côtés de l’IT dès le début de l’étude est une donnée fondamentale pour obtenir une vision complète et partagée de la cible. Mais également une adhésion plus forte grâce à la mise en œuvre de démonstrations tangibles par domaines permettant ainsi aux collaborateurs de se projeter plus facilement dans une utilisation quotidienne.

Recommandations des experts ITS/4YOU

1. Embarquer ensemble les équipes métiers et IT dès le démarrage de l’étude.
2. Piloter le projet par l’apport de valeur.
3. Animer des démonstrations par domaines fonctionnels.

Après le diagnostic, les différents scénarios possibles de migration vers S/4 offrent plus ou moins de flexibilité dans sa mise en œuvre.

Greenfield
A new start : votre solution S/4HANA est issue d’une nouvelle modélisation de l’ensemble des processus de l’entreprise pour intégrer des perspectives évolutives en lien avec les transformations de votre business. Ce scénario dit « Greenfield » est conseillé dans le cadre de solutions inadaptées et vieillissantes. En fonction de votre contexte, une reprise de données totale ou partielle sera à prévoir convenablement. Ce type de scénario peut bénéficier de retours massifs au standard grâce à l’installation des “Best Practices” correspondants à des processus élémentaires pré-modélisés.

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Bluefield
Un savant mélange : votre nouvelle solution S/4HANA se construit à partir du meilleur de la solution initiale (processus adaptés à votre business) et du meilleur des nouveautés apportées par la nouvelle version de l’ERP. Ici aussi, ce scénario impose une reprise de données et donc une opportunité de nettoyage et de mise en conformité de vos datas d’entreprise.

Brownfield
La rencontre du passé et de l’avenir : votre solution actuelle ECC est engagée dans une conversion complète vers S/4HANA. Ce scénario permet de conserver la modélisation de vos processus actuels et d’accéder aux nouvelles fonctionnalités de l’ERP. Ceci est recommandé lorsque la solution en place est adaptée et appréciée par l’ensemble des équipes métiers.
Les projets de conversion de type « Brownfield » sont en règle générale réalisés sur un temps plus court que les autres scénarios.

Recommandations des experts ITS/4YOU
Il est primordial de choisir son scénario de transition au plus tôt, car selon la route empruntée, les travaux préparatoires ne sont
pas tous les mêmes. Par exemple, l’archivage ou bien la conversion anticipée des tiers en Business Partner n’aura du sens que pour un Brownfield.

Un projet de migration vers SAP S/4HANA constitue aussi l’opportunité d’aborder la question de votre infrastructure. En effet, un tel projet exige de remplacer le matériel vieillissant et donc de se lancer dans le cloud.

Plusieurs options s’offrent à vous et doivent être considérées lors de la phase d’étude.

SAP S/4HANA en cloud privé
L’option de cloud privé consiste essentiellement en un déploiement sur site hébergé dans un cloud privé sécurisé (ou dans un espace loué dans un data center). D’après un rapport d’étude IDC, jusqu’à 40 % des adopteurs précoces ont choisi cette option de déploiement avec l’offre SAP HANA Enterprise Cloud. SAP gère alors l’infrastructure et les applications en tant que fournisseur de services cloud, charge au client d’approuver le calendrier de mise à jour des versions. Certaines modifications logicielles sont autorisées mais alourdissent les frais liés à l’utilisation des systèmes en raison d’une gestion plus importante.

Il est également possible d’utiliser l’édition sur site dans un environnement Infrastructure as a Service (IaaS), de type Microsoft Azure, Amazon Web Services ou Google Cloud Platform. De grands fournisseurs de services cloud gèrent l’infrastructure mais vous restez responsable de la gestion de l’application : réglages, application de correctifs, mises à niveau, etc. Dans ce mode opératoire, vous disposez de toutes les fonctions de S/4HANA sur site, dont les calendriers de mise à jour et les options d’amélioration.

SAP S/4HANA en cloud public
SAP offre une option Software as a Service (SaaS) pure, avec hébergement, gestion complète et mises à jour trimestrielles. Bien qu’il s’agisse d’une version allégée de la solution sur site, l’offre cible des métiers particuliers. En contrepartie, le délai et les tâches de déploiement sont considérablement réduits.

Le cloud public S/4HANA est actuellement disponible pour les services professionnels, la comptabilité, le marketing ou la fabrication. Outre les solutions métier, SAP propose S/4HANA Enterprise Management Cloud, visant à couvrir toute la gamme d’un ERP. L’édition cloud gère les processus métier les plus courants, notamment en matière de comptabilité, de logistique et d’achat. Vous ne pouvez pas modifier ou adapter le système selon vos propres besoins car vous utilisez un système partagé.
Cette offre SaaS est stratégique pour SAP : elle est prévue pour opérer le business de grandes entreprises.

Approche hybride
Les clients SAP S/4HANA peuvent aussi choisir de déployer des solutions hybrides conjuguant offre sur site et cloud.
Cette approche accélère l’innovation opérationnelle et réduit les besoins en ressources informatiques dans certains domaines, tout en conservant des domaines clés ou des systèmes de gestion sécurisés et personnalisables. Les entreprises peuvent aussi adopter un modèle de cloud hybride qui allie des déploiements en cloud public et en cloud privé ou choisir un modèle opératoire totalement hybride dans lequel certains scénarios de gestion sont traités sur site et d’autres dans le cloud.

Le cloud public S/4HANA est actuellement disponible pour les services professionnels, la comptabilité, le marketing ou la fabrication. Outre les solutions métier, SAP propose S/4HANA Enterprise Management Cloud, visant à couvrir toute la gamme d’un ERP. L’édition cloud gère les processus métier les plus courants, notamment en matière de comptabilité, de logistique et d’achat. Vous ne pouvez pas modifier ou adapter le système selon vos propres besoins car vous utilisez un système partagé.
Cette offre SaaS est stratégique pour SAP : elle est prévue pour opérer le business de grandes entreprises. C’est une offre nouvelle qui n’atteindra un niveau de maturité que dans quelques années mais qui doit toutefois être étudiée sérieusement, car adoptée par de plus en plus d’entreprises en France.

Une migration vers SAP S/4HANA implique un changement important en termes d’interfaces graphiques.

L’avènement de l’environnement SAP Fiori, remplaçant le traditionnel « SAPGui »,
est à la fois un formidable vecteur d’optimi-sation de l’interface homme-machine (IHM) mais aussi un point important à traiter car il implique de mettre à niveau ses populations d’utilisateurs SAP.

Optimiser l’expérience utilisateur avec S/4HANA

La nouvelle IHM de l’ERP S/4HANA, basée sur la technologie SAP Fiori, est une interface web de nouvelle génération. Elle permet d’améliorer l’expérience utilisateur et d’apporter trois axes de valeur ajoutée :

• Limiter les besoins en formation des nouveaux utilisateurs grâce à une prise en main intuitive.
• Faciliter l’adhésion des nouvelles géné-rations : les menus complexes comme requis dans la version antérieure de SAP GUI ont tous disparu avec Fiori. Ils sont remplacés par une conception intuitive qui facilite nettement la réalisation des tâches quotidiennes dans le nouvel ERP.
• Meilleure productivité : les tâches communes autour des comptes clients dans SAP S/4HANA Finance sont réduites en durée de 64 %, avec une baisse de 71 % des clics.

SAP S/4HANA met à disposition des utilisateurs des tuiles ou applications personnalisables pour s’acquitter de toutes leurs tâches quotidiennes à travers :

• L’organisation d’un parcours utilisateur optimisé et mettant en avant des informations clés telles que l’aperçu des ventes, le suivi des affaires ou
  les commandes d’achat en attente de validation.
• Une personnalisation des tuiles et des applications en mettant en valeur sur l’interface d’accueil de l’utilisateur les indicateurs les plus pertinents pour son activité : volume d’affaires sur un mois, nombre de commandes en retard, etc.
• Le passage d’une vision globale à une vision ciblée : gestion par exceptions, indicateurs clés (KPIs) personnalisés, etc.

Comment définir le parcours utilisateur d’un collaborateur ?

Ce point doit être pensé dès la phase d’étude et faire partie intégrante des livrables. L’idée est de repenser l’interface utilisateur en mettant l’accent sur les actions et besoins du collaborateur au quotidien. Il ne s’agit pas de lui donner des accès exhaustifs
à l’ensemble des tâches possibles mais un accès privilégié aux tâches récurrentes et importantes.
Chaque entreprise envisage la fonction ou le poste d’une manière différente. Il convient donc de définir les actions quotidiennes que doit réaliser le collaborateur pour répondre à ses missions. Quelques exemples pour un responsable de compte client dans un service client : gestion des commandes à retraiter, monitoring EDI / e-commerce, gestion de la performance des livraisons font ainsi partie des tâches à prendre en compte.
Pour autant, se limiter à une liste d’opéra-tions génériques à effectuer est quelque peu réducteur. Il faut également prendre en compte les demandes récurrentes du manager ou du responsable et celles inhérentes aux réunions de travail quoti- diennes du collaborateur et pour lesquelles il doit préparer des informations : nombre de jours de couverture du stock, ruptures en cours, suivi détaillé des litiges, etc.

Prévoir la formation des utilisateurs existants

Une migration vers SAP S/4HANA peut être comparée à un changement complet de logiciel tant les interfaces graphiques sont différentes des versions précédentes. La conduite du changement est donc à prendre en compte sérieusement dans le plan de transition. Le plan d’accompagnement et de formation sera fonction de l’âge moyen des utilisateurs, de leurs usages ou habitudes et des nouveautés apportées par l’ERP en fonction des domaines. C’est donc un point à prendre en compte dans le budget du projet. Chez CODILOG, formateur officiel SAP, on s’aperçoit que la conduite du changement est malheureusement trop souvent sous-estimée voire oubliée lors de la phase d’étude.

Dans le cadre de projets de type Brownfield, avec conservation des processus existants ou optimisation du système d’information, le parallèle avec les projets de migration SAP d’il y a quelques années s’avère instructif à plus d’un titre. Nous partageons ci-dessous les principaux enseignements constatés par les experts de ITS/4YOU.

À ce jour, toutes les fonctionnalités ECC6 n’ont pas été converties ou optimisées pour S/4HANA : les fonctionnalités HR sont les mêmes par exemple que celles présentes en ECC6 EHP8. SAP communique à ce jour sur une version S/4HANA capable de gérer l’ensemble des problématiques des clients ECC6 pour 2023 mais cela n’empêche pas que la plupart d’entre eux peuvent déjà passer sur le nouvel ERP de l’éditeur.

La possibilité d’une transition douce

Les projets de conversion d’ECC 6 vers S/4HANA sont plus complexes et plus longs à mettre en œuvre car il y a une vraie rupture entre les deux lignes de produits, au niveau de l’architecture comme du modèle de données et de la modélisation des processus.
On notera cependant qu’au fur et à mesure des versions de S/4HANA, SAP s’emploieà proposer la possibilité d’une transition la plus douce possible. L’éditeur met à disposition aujourd’hui de nombreux outils permettant de préparer au mieux sa conversion vers le nouvel ERP, dont Readiness Check, SI CHECK ou ATC.
Contrairement aux migrations précédentes, il est déconseillé de se limiter à la seule conversion technique. En effet, les changements évoqués ci-dessus impliquent systématiquement des adaptations fonctionnelles, comme par exemple la conversion des clients et des fournisseurs en « Business Partners ». Dès lors, il est judicieux de prévoir, en amont de votre projet, une feuille de route afin d’évaluer les améliorations potentielles. D’expérience, nous vous conseillons d’anticiper cette démarche à travers une étude et cela idéa- lement un an avant le début de votre projet.

Prendre en compte tous les aspects, techniques et humains

D’un point de vue purement technique, il s’agit d’analyser les processus existants et leur concrétisation dans votre système d’information. Ceci est réalisable grâce à des outils gratuits comme le BSR de SAP ou des outils d’extraction de processus
(process mining) du marché. Ces outils vont, de manière plus ou moins complète, donner des indications sur l’efficience des processus modélisés dans votre système d’information. Charge ensuite aux experts d’identifier s’il s’agit d’un problème organisationnel ou lié à l’outil informatique et de voir quelles améliorations S/4HANA apportera.
D’un point de vue humain, l’analyse intervient à plusieurs niveaux : auprès des utilisateurs, des métiers, des managers mais aussi des équipes en charge de la maintenance applicative des systèmes SAP. Les entretiens réalisés avec ces utilisateurs, sous réserve que la parole soit libérée, permettent de récolter de précieuses informations qui ne peuvent pas être mesurées par un outil.
La confrontation des résultats des deux analyses permettra aux experts SAP de proposer une roadmap de mise en œuvre de S/4HANA pour votre projet de conversion mais aussi pour les étapes ultérieures.

Estimer avec précision le planning et le budget

Enfin, le planning et le budget d’un tel projet sont, vous vous en doutez, relativement difficiles à généraliser. Ils dépendront bien évidemment de l’historique de votre système, de sa couverture fonctionnelle, de sa complexité, de son niveau d’obsoles- cence, etc. On peut néanmoins considérer qu’un projet de conversion vers S/4HANA, hors coûts d’infrastructure, licences, conduite du changement, formations et mise en œuvre d’améliorations démarrera à environ 150 000 € pour les systèmes les plus simples, avec une durée minimale estimée à quatre mois. Pour les projets les plus complexes, il faut compter jusqu’à dix mois et budgéter au minimum 600 000 €. Cette fourchette, très large, justifie à elle seule la conduite d’une étude préalable qui permettra de préciser le budget et le contenu du projet, de la simple conversion technique jusqu’à la refonte de certains processus, la mise en œuvre de quick-wins et de l’interface utilisateur Fiori à plus ou moins grande échelle. Chez CODiLOG, nous avons l’habitude de conseiller à nos clients de réaliser l’étude préalable au minimum six mois avant le début de leur projet et idéalement un an avant. Les montants et durées de nos études s’étendent de moins de 20 000 € pour l’analyse de la seule conversion technique ECC6 vers S/4HANA jusqu’à 100 000 € pour les études incluant la définition d’une roadmap sur plusieurs années avec une transformation en profondeur du système initial.

L’incontournable évaluation des coûts de licences

Votre projet de migration vers S/4HANA comprend également un volet licences qu’il ne faut surtout pas négliger dans votre budget. C’est l’occasion pour vous de faire un inventaire et de discuter avec SAP de ce que vous souhaitez pour votre futur système d’information. L’éditeur a mis en place un ensemble de mesures pour ses clients afin de faciliter leur transition. Il valorise votre parc de licences actuel sous la forme d’un « crédit conversion » qui viendra se déduire du prix d’achat des nouvelles licences S/4HANA. Vous pouvez donc vous rapprocher de SAP ou de votre partenaire revendeur afin d’en connaître le montant.
L’éditeur est également disposé à ce que vous rendiez certaines licences que vous n’utilisez pas afin de les transformer en licences de produits plus adéquats ou innovants comme SCP, par exemple.
Il propose aussi de ne payer que les licences que vous consommez lorsque vous êtes en phase de transition, c’est-à-dire encore à utiliser votre ancien système ECC alors que vous avez déjà démarré votre projet vers S/4HANA.