L’approche classique
La seule approche connue consiste à clôturer les objets sur d’anciennes structures et à les recréer sur une nouvelle structure, avec toutes les incidences que cela a sur le métier au quotidien. Cela est principalement du fait que les objets actifs ont à l’issue une nouvelle codification. Ainsi, par exemple, les numéros de commande d’achat auront changé dans le système, alors que les fournisseurs continueront à émettre les factures sur les anciens numéros, compliquant grandement le travail des comptables en charge de la saisie ou rendant temporairement inopérant les systèmes EDI automatiques.
Qu’est-ce que la DataConversion® ?
La DataConversion® est un outil en ABAP développé par CODiLOG depuis maintenant 20 ans et qui s’adapte en permanence aux évolutions de SAP telles que New Ledger ou S/4HANA.
Cette solution a pour but de réaliser ces changements sans avoir à clôturer ou à recréer ces objets, mais uniquement en modifiant les objets existants. De manière générale et pour garantir la cohérence des données, la DataConversion® traite l’ensemble des données applicatives présentes dans le système, donc toutes les données historiques, aussi vieilles soient-elles.
Ainsi, plus besoin d’identifier les objets retraités puisque tous le sont, donc plus de risques d’en oublier. Elles ne rajoutent pas de volume de données et conserve tous les documents d’origine.
- Le numéro ne change pas.
- Les utilisateurs ne changent pas.
- Les dates et les heures de création ne changent pas
- les flux de documents sont conservés. Bref, tout est conservé dans le détail.
La DataConversion® effectue si bien les seules modifications nécessaires que bien souvent au dire des clients, les utilisateurs ne sont même pas rendus compte qu’elle a eu lieu et sa mise en production est bien souvent un non-événement.
La DataConversion® ressemble aux solutions SLO de SAP, à ceci près qu’elle permet de mélanger autant de scénarios que nécessaire, de prendre en compte les spécifiques du client, l’ensemble de ces add-on et de faire facilement du sur-mesure.
Selon les changements effectués, en particulier s’ils affectent la comptabilité générale ou les structures juridiques, il est recommandé de faire certifier le résultat de l’opération par un cabinet d’audit extérieur différent de vos commissaires aux comptes habituels.
Comment se déroule un projet de DataConversion® ?
Les projets commencent toujours par une phase d’analyse forfaitaire qui nous permet de dimensionner le projet, de confirmer sa faisabilité, de fixer un délai et un coût forfaitaire. S’ensuit alors une phase de réalisation pendant laquelle nous paramétrons notre outil et nous testons la solution à travers plusieurs exécutions à blanc effectuées chaque fois sur une copie récente du système de production.
La DataConversion® conserve une trace de toutes les modifications effectuées et permet même, dans certains cas de revenir en arrière.
L’opération sur le système de production s’effectue toujours en base arrêtée pendant un week-end afin de minimiser l’indisponibilité auprès des utilisateurs. La dataconversion est plutôt utilisée dans un mode ponctuel par les clients, mais elle existe aussi dans un mode récurrent pour permettre à un client d’effectuer à terme lui-même des changements prédéfinis en toute autonomie.
Pour quels types de sujets ?
La DataConversion® peut traiter tout type de sujet depuis la simple recodification où l’élimination de doublons, jusqu’à des sujets beaucoup plus complexes, de type scission ou fusion d’entités juridiques.
Mais également, les changements de plan de compte, les réorganisations de structures organisationnelles, telles que le périmètre analytique, de résultats, l’organisation commerciale…
CODiLOG est à même non seulement d’effectuer les changements au sein de votre système SAP, mais aussi, de vous accompagner pour définir correctement votre projet et les actions à mettre en œuvre, tant sur le plan informatique bien sûr que sur le plan organisationnel, juridique ou même parfois fiscal.
