SOFRAPART – Projet changement d’ERP

Le groupe SOFRAPART, composé de trois entités (SOFRADOM, ABC+ et SDM) disposait de son propre système d’information (SI) articulé autour de trois solutions : deux ERP pour la partie ADV, et un ERP pour la partie comptabilité (SAGE).
Pour répondre aux nouveaux enjeux liés à la croissance de leur activité et à l’enrichissement de leur portefeuille de clients et d’offres, SOFRAPART avait la volonté, dès 2016, de faire évoluer son système d’information.

Les objectifs étaient de :
• sécuriser et homogénéiser le SI rendu fragile et complexe à gérer : chaque société ayant des méthodes et des procédures différentes
• améliorer le fonctionnement des processus et traitements transverses
• éviter les ressaisies de données
• faciliter la mise en place de nouvelles fonctionnalités

Nous avons réalisé une étude de cadrage afin de préciser nos besoins et avons consulté CODiLOG que nous connaissions de par notre réseau.

CODiLOG étant un intégrateur SAP, ils nous ont présenté la solution SAP dédiée aux PME et dénommée All in One.

Celle-ci nous séduisait pour plusieurs raisons :

• La clientèle de SAP est constituée à 80% de PME ce qui en fait l’éditeur référence sur le segment des PME-PMI. C’était une solution à la fois riche et fiable, produite par un éditeur de renom et donc vouée à accompagner durablement la croissance de notre entreprise ; nous ne voulions pas avoir à changer de solutions tous les cinq ans…
• La solution standard avait été enrichie par CODiLOG qui avait ajouté des fonctionnalités spécifiques (lissage, FEC…) pour répondre aux besoins particuliers des entreprises de service ;
• L’implémentation de la solution All in One repose sur une méthodologie nommée ASAP focus qui va garantir la réalisation du projet dans un délai raisonnable tout en s’assurant du bon déroulement de celui-ci.

L’outil All in One permettra de simplifier notre système d’information et ainsi de garantir l’accès à des données :

• fiables
• disponibles en temps réel
• facilement accessibles

Au-delà de la solution, nous étions aussi séduits par l’expertise et l’expérience de CODiLOG qui avait déployé ce type de solution dans d’autres entreprises de taille similaire et qui semblait bien comprendre nos enjeux et nos besoins.

Au terme de la consultation, nous avons donc fait le choix du couple CODILOG / SAP.

Le futur système d’information de SOFRAPART repose sur deux composants majeurs :
• le front web destiné aux prospects, aux clients et aux agences
• l’ERP destiné exclusivement aux salariés de SOFRAPART (agences, commerciaux, comptables…)

Le changement d’ERP était associé à la mise en place d’un nouveau site web destiné à générer de la prise de commande online : il fallait donc s’assurer d’un parfait alignement et accostage fonctionnel et technique entre ces deux projets et applications.

CODiLOG a proposé une méthodologie et un calendrier basé sur ces principes tout en tenant compte de nos contraintes
propres d’une part et du calendrier du projet site web d’autre part.

Les trois solutions du projet :

1. la reprise de données : 13 000 clients sur deux systèmes différents qui génère des doublons clients et fournisseurs.

2. la synchronisation entre l’agence web et CODiLOG : comme expliqué, à un certain stade du projet, les deux partenaires étaient issus de deux univers culturels différents avec des rythmes de projet différents. Encore une fois, il s’agissait de s’assurer de la bonne synchronisation entre les deux projets applicatifs.

3. la mise en place d’une solution sur-mesure : All in One a été implémenté sur la partie finance mais une solution spécifique sur la partie ADV a dû être pensée et intégrée avec le front web. CODiLOG a du adapter la solution à ses besoins client (partie ADV) qui ne sont pas couverts par les standards de base de SAP.