Lors du passage à l’ERP SAP S/4HANA, de nombreux changements vont toucher les équipes de la DSI
Nouvelles infrastructures IT, nouvelle base de données, nouvelle façon d’administrer la solution, etc. Pour les utilisateurs, les changements seront plus ou moins marqués, suivant le scénario d’adoption choisi :
- Greenfield : départ d’une feuille blanche, avec modélisation complète des processus.
- Bluefield : révision de certains processus, le reste étant conservé tel quel.
- Brownfield : reprise aussi large que possible des processus et données existants.
Dans l’absolu, un projet de type brownfield permettra de limiter les changements pour les utilisateurs, mais avec moins d’innovation qu’un greenfield et moins de possibilités de réduire l’éventuelle dette technique du SI de l’entreprise.
Dans tous les cas, le passage de SAP ECC à SAP S/4HANA aura un impact sur les utilisateurs et certains processus devront être adaptés.
Plusieurs fonctionnalités vont ainsi s’imposer de fait, comme le journal universel, le material ledger, les tables de pricing… Des changements qui pourraient créer des écarts lors de la conversion. D’autres changements auront plus d’impact encore, comme les business partners, le credit management, la gestion des ristournes, la gestion immobilière ou encore la gestion des immobilisations.
Autre changement d’importance, l’interface utilisateur de nouvelle génération basée sur la technologie SAP Fiori. Cette dernière propose des indicateurs et cockpits, qui permettent de sortir de la logique strictement transactionnelle imposée par la SAP GUI. Un changement de paradigme important, qui nécessitera un accompagnement. Notez qu’il est possible de rester en SAP GUI avec l’ERP SAP S/4HANA, mais ce serait passer à côté d’une interface utilisateur ergonomique et innovante. Sans compter que certaines fonctionnalités de l’ERP ne sont de toute façon accessibles qu’en mode Fiori.
Lors d’une conversion de SAP ECC vers SAP S/4HANA, l’outil SAP Readiness Check permet de valider la pertinence du scénario choisi et de mesurer l’effort de transformation nécessaire. En toute logique, un projet de type greenfield nécessitera plus d’accompagnement au changement qu’un projet de type brownfield. La conduite du changement devra se concentrer en priorité sur les processus et fonctionnalités impactés lors de la conversion.
Accompagner les utilisateurs dans les toutes les phases du projet
Les phases d’étude et de préparation sont des moments propices pour faire adhérer les utilisateurs à la nouvelle solution, au travers d’actions d’accompagnement adaptées : kick off de lancement du projet, séminaires de sensibilisation, teasers de présentation et démonstrations de la solution cible, newsletters d’avancement du projet, etc.
Lors des phases de conception et de développement, il faut commencer à expliquer les changements à venir. Cela passe par l’analyse des écarts entre la solution actuelle et la solution cible, la réalisation d’une analyse d’impact, la définition d’un plan d’accompagnement adapté, puis la poursuite des actions de communication.
En parallèle à la phase de recette, il convient de concevoir les différents supports de documentation et de formation, puis de former les utilisateurs finaux et de mesurer l’efficacité des key users dans la diffusion de l’information. À noter : ne négligez pas le rôle des key users, notamment dans les phases de conception et de recette.
La formation reste bien évidemment un élément clé pour faire monter en compétences les utilisateurs sur la nouvelle solution. Privilégiez ici un plan d’apprentissage mixte, mêlant webinaires, e-learning et formations en présentiel. Le tout suivi de quiz de validation des acquis.
N’oubliez pas enfin le suivi des utilisateurs post go live. Que ce soit les nouveaux entrants, qu’il faudra former à la solution, ou les utilisateurs existants, dont il faut maintenir les compétences, notamment suite à des évolutions fonctionnelles de la solution. Ces efforts pourront être délégués à des partenaires, au travers de la tierce maintenance communication et de la tierce maintenance formation.
Quels outils pour réussir la conduire du changement ?
La création des différents supports de communication et de formation pourra passer par des outils classiques, comme Microsoft PowerPoint ou Adobe Captivate. Pensez toutefois également à la solution SAP Enable Now, qui permettra d’intégrer des guides pratiques et de l’aide contextuelle directement au cœur de l’ERP SAP S/4HANA. Idéal pour l’assistance post go live des utilisateurs.
Enfin, faites confiance à vos partenaires ; au sein du groupe Neurones, la combinaison de CODiLOG et de ViaAduc permet de profiter d’une double expertise : celle d’un expert en intégration de solution SAP et celle d’un spécialiste en conduite et accompagnement du changement des utilisateurs. Deux acteurs ayant déjà mené de nombreux projets SAP ensemble.
