PLANNING ET BUDGET : TENIR LA BARRE !
Dans le cadre de projets de type Brownfield, avec conservation des processus existants ou optimisation du système d’information, le parallèle avec les projets de migration SAP d’il y a quelques années s’avère instructif à plus d’un titre. Nous partageons ci-dessous les principaux enseignements constatés par les experts de ITS/4YOU.
À ce jour, toutes les fonctionnalités ECC6 n’ont pas été converties ou optimisées pour S/4HANA : les fonctionnalités HR sont les mêmes par exemple que celles présentes en ECC6 EHP8. SAP communique à ce jour sur une version S/4HANA capable de gérer l’ensemble des problématiques des clients ECC6 pour 2023 mais cela n’empêche pas que la plupart d’entre eux peuvent déjà passer sur le nouvel ERP de l’éditeur.
La possibilité d’une transition douce
Les projets de conversion d’ECC 6 vers S/4HANA sont plus complexes et plus longs à mettre en œuvre car il y a une vraie rupture entre les deux lignes de produits, au niveau de l’architecture comme du modèle de données et de la modélisation des processus.
On notera cependant qu’au fur et à mesure des versions de S/4HANA, SAP s’emploieà proposer la possibilité d’une transition la plus douce possible. L’éditeur met à disposition aujourd’hui de nombreux outils permettant de préparer au mieux sa conversion vers le nouvel ERP, dont Readiness Check, SI CHECK ou ATC.
Contrairement aux migrations précédentes, il est déconseillé de se limiter à la seule conversion technique. En effet, les changements évoqués ci-dessus impliquent systématiquement des adaptations fonctionnelles, comme par exemple la conversion des clients et des fournisseurs en « Business Partners ». Dès lors, il est judicieux de prévoir, en amont de votre projet, une feuille de route afin d’évaluer les améliorations potentielles. D’expérience, nous vous conseillons d’anticiper cette démarche à travers une étude et cela idéa- lement un an avant le début de votre projet.
Prendre en compte tous les aspects, techniques et humains
D’un point de vue purement technique, il s’agit d’analyser les processus existants et leur concrétisation dans votre système d’information. Ceci est réalisable grâce à des outils gratuits comme le BSR de SAP ou des outils d’extraction de processus
(process mining) du marché. Ces outils vont, de manière plus ou moins complète, donner des indications sur l’efficience des processus modélisés dans votre système d’information. Charge ensuite aux experts d’identifier s’il s’agit d’un problème organisationnel ou lié à l’outil informatique et de voir quelles améliorations S/4HANA apportera.
D’un point de vue humain, l’analyse intervient à plusieurs niveaux : auprès des utilisateurs, des métiers, des managers mais aussi des équipes en charge de la maintenance applicative des systèmes SAP. Les entretiens réalisés avec ces utilisateurs, sous réserve que la parole soit libérée, permettent de récolter de précieuses informations qui ne peuvent pas être mesurées par un outil.
La confrontation des résultats des deux analyses permettra aux experts SAP de proposer une roadmap de mise en œuvre de S/4HANA pour votre projet de conversion mais aussi pour les étapes ultérieures.
Estimer avec précision le planning et le budget
Enfin, le planning et le budget d’un tel projet sont, vous vous en doutez, relativement difficiles à généraliser. Ils dépendront bien évidemment de l’historique de votre système, de sa couverture fonctionnelle, de sa complexité, de son niveau d’obsoles- cence, etc. On peut néanmoins considérer qu’un projet de conversion vers S/4HANA, hors coûts d’infrastructure, licences, conduite du changement, formations et mise en œuvre d’améliorations démarrera à environ 150 000 € pour les systèmes les plus simples, avec une durée minimale estimée à quatre mois. Pour les projets les plus complexes, il faut compter jusqu’à dix mois et budgéter au minimum 600 000 €. Cette fourchette, très large, justifie à elle seule la conduite d’une étude préalable qui permettra de préciser le budget et le contenu du projet, de la simple conversion technique jusqu’à la refonte de certains processus, la mise en œuvre de quick-wins et de l’interface utilisateur Fiori à plus ou moins grande échelle. Chez CODiLOG, nous avons l’habitude de conseiller à nos clients de réaliser l’étude préalable au minimum six mois avant le début de leur projet et idéalement un an avant. Les montants et durées de nos études s’étendent de moins de 20 000 € pour l’analyse de la seule conversion technique ECC6 vers S/4HANA jusqu’à 100 000 € pour les études incluant la définition d’une roadmap sur plusieurs années avec une transformation en profondeur du système initial.
L’incontournable évaluation des coûts de licences
Votre projet de migration vers S/4HANA comprend également un volet licences qu’il ne faut surtout pas négliger dans votre budget. C’est l’occasion pour vous de faire un inventaire et de discuter avec SAP de ce que vous souhaitez pour votre futur système d’information. L’éditeur a mis en place un ensemble de mesures pour ses clients afin de faciliter leur transition. Il valorise votre parc de licences actuel sous la forme d’un « crédit conversion » qui viendra se déduire du prix d’achat des nouvelles licences S/4HANA. Vous pouvez donc vous rapprocher de SAP ou de votre partenaire revendeur afin d’en connaître le montant.
L’éditeur est également disposé à ce que vous rendiez certaines licences que vous n’utilisez pas afin de les transformer en licences de produits plus adéquats ou innovants comme SCP, par exemple.
Il propose aussi de ne payer que les licences que vous consommez lorsque vous êtes en phase de transition, c’est-à-dire encore à utiliser votre ancien système ECC alors que vous avez déjà démarré votre projet vers S/4HANA.
