Migration vers SAP S/4HANA : l’intérêt de l’étude préalable pour convaincre le Comex

La bascule vers l’ERP intelligent SAP S/4HANA est un projet stratégique. L’étude préalable permet d’analyser l’existant, de prendre en compte les souhaits et problèmes des utilisateurs, puis de définir la meilleure trajectoire possible pour la migration.

L’adoption de l’ERP intelligent SAP S/4HANA est trop souvent vue par les directions comme un mal nécessaire, imposé par la fin de maintenance annoncée de l’ERP SAP ECC. Cet argument d’obsolescence est toutefois loin d’être suffisant pour convaincre les directions de migrer. Mener une étude préalable permet d’identifier les bénéfices techniques et métiers apportés lors du passage à SAP S/4HANA.

Un ERP ancien montre parfois ses limites en matière de satisfaction des utilisateurs, avec des processus qui peuvent être devenus inadaptés aux besoins actuels, un manque d’agilité et la présence de trop de spécifiques. Du point de vue technique, des problèmes de performances peuvent également s’accumuler.
Enfin, l’ERP a pu se fragmenter au cours des années et de son déploiement sur de nouveaux sites et filiales de l’entreprise.
L’étude préalable permet de mettre à jour ces problèmes et de montrer en quoi l’ERP intelligent SAP S/4HANA permettra de rationaliser le SI de l’organisation, de mieux prendre en charge et automatiser les processus et d’accéder à de nouvelles technologies comme la RPA et le machine learning. Le tout avec de meilleures performances et une interface utilisateur modernisée centrée sur des cockpits, permettant une gestion par exceptions.

SAP fournit de nombreux outils qui permettent de faire un diagnostic du système actuel et d’évaluer la complexité du passage vers l’ERP intelligent SAP S/4HANA.
Ces outils vont analyser les processus, étudier les spécifiques et déterminer comment le système est utilisé. À noter, les outils de process mining permettront d’identifier les problèmes et goulots d’étranglement présents dans certains processus. Une fois ces outils connectés au SI, ils fonctionnent de façon autonome.

L’étude elle-même peut se dérouler en 1 à 3 mois, suivant le niveau de détail demandé et la complexité du SI de l’entreprise. Les ateliers se composent en général de trois étapes : expliquer les contraintes et bénéfices liés au passage à SAP S/4HANA ; recueillir les attentes de la DSI et recenser les problèmes rencontrés par les métiers ; l’étude se penche ensuite sur trois aspects : les tâches obligatoires pour assurer la migration, l’implémentation des souhaits et le traitement des irritants.

Ceci permet de définir le mode de migration, son coût, ainsi qu’une feuille de route de transformation. L’étude préalable est également le moment idéal pour proposer des démonstrations de l’utilisation de SAP S/4HANA et de ses fonctionnalités. Les utilisateurs pourront ainsi se projeter dans leur futur ERP. Pour compléter ces démonstrations, un POC pourra être envisagé après l’étude.Enfin, l’étude préalable est l’occasion de repenser le niveau d’hybridation du SI. Des applications comme SAP Analytics Cloud ou SAP Integrated Business Planning complèteront avantageusement l’ERP.

Quant aux spécifiques, il pourra être envisagé d’en déporter certains sur la SAP Business Technology Platform. La mise en place en mode side-car de certaines fonctionnalités permettra aussi au SI de gagner en richesse et en agilité.

La question du budget dépend du pourquoi et du comment, mais aussi des capacités d’investissement de l’entreprise, qui vont influer sur la trajectoire de migration choisie.

Tout comme dans un projet immobilier, les coûts peuvent fortement varier selon que l’organisation opte pour une rénovation ou une reconstruction. Il faudra donc aligner la trajectoire avec les ambitions de l’entreprise et le budget envisagé. La phase d’étude préalable ne doit pas être négligée, car elle constitue un moment privilégié pour passer en revue l’ensemble des processus de l’organisation. Elle pourra représenter environ 5 à 10% du coût du projet global, avec un prix variant suivant le nombre d’ateliers et de séances de démonstration.